秘書業務の仕事内容｜管理能力が重要なこの仕事の大変なことを紹介

秘書業務への異動

最初から秘書になろうと思って入社したわけではなく、終業後しばらくしてから業務サポートの延長として任命されました。

もともと営業部付で部長閲覧用の売上実績の管理ファイルの取り纏めを担当していたところを、範囲を広げて社長付でサポートに回ってほしいということでお声かけいただきました。

全社的な動きが間近で見れるということに魅力を感じ、お受けすることにしました。

秘書の面接

秘書のお話をいただく際には簡単な面談がありました。やはり機密事項と触れる機会も出てくるため、社長と役員による信頼性のチェックが必要のようです。

まずは簡単に普段の仕事ぶりを聞かれました。

情報の漏えいが無いようにきちんと管理がされているかの確認です。

言葉遣いやビジネスマナーについては当時の上司から事前にお話をしてくださっていたようで、これといった確認はありませんでした。

また、営業管理ファイルの作成にあたり、エクセルでどこまでのことができるかを聞かれました。

具体的には、全社での売上達成状況を判断する資料を週次で作成するとしたら指定の納期までにどの程度の内容のものが作れるか、ということでした。

秘書の仕事は社長の仕事や予定の管理など、重要な仕事なだけあって面接時に聞かれることは多いかもしれませんね。

その時は最低限どの程度の情報があればよいかを聞いて簡単にエクセルでの作成手順を説明して納得してもらいました。
役員のスケジュール管理も秘書の大事な業務です。

そのため自身のスケジュール管理はどのように行っているか、またきちんと守れているかの確認がありました。

なにより適切にリスケジュールができるか予定の変化への柔軟性をチェックしたかったようです。

スケジュール管理が重要な秘書の仕事内容

研修としてコンプライアンスや情報管理に関する講習を受けました。実際の業務は前任の方から一週間ほどかけて引継ぎをして完了しました。

私の行っていた秘書業務は突発・単発のものがほとんどで、一日の流れといえるものはありませんでした。

日・週・月・年といった区切りのタイミングで報告資料の作成がありますが、そこにはさほど時間はとられません。

一番時間がとられたのはスケジュール管理です。

社長の予定は常に変動し、重要なアポや会議が突発的に発生するとパズルのように組み替えていかなければなりません。

そしてスケジュールを動かすには関係者それぞれに連絡を取る必要がでてきます。

誰でもすぐに連絡がつくとは限らず、タイミングや空気を読む能力が必要となります。

何よりも大変なのは社長とのコミュニケーションです。

予定を一つ動かすにしても何をするにしても、その動きは社長のもののため必ず確認を取らなければなりません。
一見重要度の低そうな予定であっても実は重要な予定ということもあります。

社長の性格を理解し、社長の言動や行動を把握していくことがとても大切になります。人の行動の読みが得意な方やコミュニケーション能力の高い方には向いているかもしれませんね。

秘書の勝手な判断で動くことは厳禁です。
かといって頻繁に連絡を取って社長の業務の邪魔をするのもいけません。

ここでもタイミングを見計らう能力が求められます。
タイミングをつかむのに必要なのは勘です。

常に社長の目線で全社レベルの優先順位を考えるようにすると次第に勘が磨かれていきます。

そして勘が身につくとそのころには自然と全社の動きが見えてきます。

例えば、秘書をする前には理解しきれなかった経営方針について背景を含め詳細な説明ができるようになります。

単発業務がほとんどのため、業務量が定まらず残業にはなりがちでした。

ただでさえ労力を使うリスケが何度も重なると疲れますが、きれいに収まるととても気持ちいいです。また、ねぎらいの言葉が常に社長直々というのもモチベーションが上がります。

イメージにとらわれないで

給与関係に関しては、通常の事務の時のものと変わりません。

特別な手当てがあるというわけでもなく全く同じでした。

秘書が何名も存在する企業であれば秘書室という部署がありその中で秘書長などの役職が発生するかと思いますが、秘書が一人であれば上も下もないので昇進といったものはありません。

自分は出産を機に退職しました。

業務の性質上常に連絡がとれる状態でないと務まらないと判断したためです。