大学の教授秘書の仕事|私立大学での面接・仕事内容・給料面を紹介



私立大学の教務秘書


現在、某私立大学で教務秘書をしております。

ちょうど仕事を探している時に、大学関係の仕事をしている知り合いから秘書を探している教授がいるから応募してみない?と誘われ、面接に行き、採用されました。

大学の教授秘書の仕事はこのような形で内輪で話が進む事も多いため、公にされない公募も多数あると思われます。

秘書の仕事は、公にできないような情報もあるので、あまり派手な公開はしないんですね。



教務秘書の面接


大学ですので面接時の服装はもちろんスーツで。
秘書という職業柄、髪もきちんと一つにまとめて清潔感のある装いがベストです。

<面接で聞かれたこと>

  • 応募した理由
  • 今までの就労経験
  • スキルのチェック
  • 出勤日や労働時間の相談等

  • などで、いわゆる就職の一般的な面接とほぼ同じような内容でした。

    また、こちら側が面接の際にチェックしていたのは、教授の部屋の中です。
    教授秘書は教授が個々に雇う事が多いため、面接は教授の部屋で行われるのが一般的です。

    教授の部屋と言えば、授業や研究、大学の事務手続き上のありとあらゆる資料が集まっている場所であり、それらをどのように管理しているかで、その教授の性格が少しわかります。

    机の上も本棚もきっちりとキレイに整理整頓されている教授の場合、こちらも負けじと気合を入れて仕事をする事に越した事はないですが、教授がしっかりしているのでサポート的な事だけをやっていればいい場合もあります。
    言われた事をきちんとやってさえいれば大丈夫なパターン。

    教授の性格を分かった上で上手に仕事をこなしていくことが一番重要かもしれませんね。

    逆に机の上が山のようになっていたり、本棚から本や資料などが溢れている場合、これは要注意です。サポート的な役割というよりは、秘書が何から何まできちんと管理しなくてはならないという事です。

    このようなズボラな性格の先生は体外、事務関係の仕事ができません
    大学側からの大事な連絡等も秘書に伝え忘れていたりするため、言われた事だけをやっていればよいわけがなく、自ら動いて大学の事務側や外部とのやり取りをこまめに行い、常に漏れがないかどうかをチェックしておかねばなりません。


    教務秘書の仕事内容



    <秘書業務の1日の流れ>

  • 朝は教授より早く出勤し、お部屋の掃除
  • メールのチェック
  • その日の教授のスケジュールを確認
  • 自分の仕事内容を決めていく

  • <秘書業務の仕事内容>

  • 教授のスケジュール管理
  • 授業資料の作成
  • 研究資料の作成サポート
  • 学会の事務手続き等
  • 研究費の管理
  • 会計書類の処理
  • 出張などの航空券
  • 新幹線のチケット
  • ホテルなどの手配
  • 出張後の書類の処理
  • 研究員のサポート
  • 授業や研究で使用する物の購入

  • など、ありとあらゆる雑用をします。

    やる仕事がたくさんですね。なんでもマメにこなせる人には向いている仕事ですね。

    私がいつもしている事は、常にメモとペンを持ち歩き、教授から頼まれた事、やってもらいたい事などのを言われた時に全てメモをとっておく事です。こうする事でうっかり失念ミスを防ぎます。

    こうして万全の態勢をとっているものの、教授しか知りえない提出しなくてはならない書類を期限前日や酷い時には同日の朝急に頼まれる事もあり、そんな時が一番大変です。
    しかし、この仕事をしている中で、細かい所にも気遣いができるようになってきました。


    教務秘書の給与関係


    教授秘書の仕事は時給制の場合が多く、大学から直で雇われている場合はだいたい1時間1000円から1300円くらいが相場でしょうか。

    派遣会社経由で大学に派遣される場合もあり、そちらは1時間1500円以上となっている場合が多いです。

    どの仕事をいつどのように処理するかは自分で決められるため、期限内にきちんとその仕事さえこなせれば、出勤日の変更や出勤時間なども融通の効く場合が多く、平日に学校行事等がある子供を持つ母親には大変働きやすい仕事だと思います。(教授にもよるとは思いますが)

    また、教授と秘書という事で信頼関係が一番大切です。
    ウマが合うか合わないか、というのも重要なポイントです。

    NY

    NY

    投稿者プロフィール

    名前:NY      性別:男  年齢:30代
    出身地:岡山  趣味:読書・旅行・テニス

    就職・転職・資格取得に役立つサイトを作ろうと思い作成しました。
    このサイトでは実際に各業種で働いた人達・資格取得をした人達の体験談を載せいています。
    少しでも皆様の就職・転職・資格取得に役立てば幸いです。

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