秘書 職業体験談

大学の教授秘書の仕事|私立大学での面接・仕事内容・給料面を紹介

私は現在、大学教授の秘書をやっております。

知り合いからのお誘いで面接を受けることになり、その時の面接内容や、仕事内容、給与関係などを載せていますので、大学教授秘書に興味がある方、秘書の仕事をしてみたい方、ぜひチェックしてみて下さい。

私立大学の教務秘書

現在、某私立大学で教務秘書をしております。

ちょうど仕事を探している時に、大学関係の仕事をしている知り合いから秘書を探している教授がいるから応募してみない?と誘われ、面接に行き、採用されました。

大学の教授秘書の仕事はこのような形で内輪で話が進む事も多いため、公にされない公募も多数あると思われます。

 

秘書の仕事は、公にできないような情報もあるので、あまり派手な公開はしないんですね。

 

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教務秘書の面接

大学ですので面接時の服装はもちろんスーツで。

秘書という職業柄、髪もきちんと一つにまとめて清潔感のある装いがベストです。

 

面接で聞かれたこと

  • 応募した理由
  • 今までの就労経験
  • スキルのチェック
  • 出勤日や労働時間の相談等

などで、いわゆる就職の一般的な面接とほぼ同じような内容でした。

また、こちら側が面接の際にチェックしていたのは、教授の部屋の中です。

教授秘書は教授が個々に雇う事が多いため、面接は教授の部屋で行われるのが一般的です。

教授の部屋と言えば、授業や研究、大学の事務手続き上のありとあらゆる資料が集まっている場所であり、それらをどのように管理しているかで、その教授の性格が少しわかります。

机の上も本棚もきっちりとキレイに整理整頓されている教授の場合、こちらも負けじと気合を入れて仕事をする事に越した事はないですが、教授がしっかりしているのでサポート的な事だけをやっていればいい場合もあります。

言われた事をきちんとやってさえいれば大丈夫なパターン。

 

教授の性格を分かった上で上手に仕事をこなしていくことが一番重要かもしれませんね。

 

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逆に机の上が山のようになっていたり、本棚から本や資料などが溢れている場合、これは要注意です。

サポート的な役割というよりは、秘書が何から何まできちんと管理しなくてはならないという事です。

このようなズボラな性格の先生は体外、事務関係の仕事ができません

大学側からの大事な連絡等も秘書に伝え忘れていたりするため、言われた事だけをやっていればよいわけがなく、自ら動いて大学の事務側や外部とのやり取りをこまめに行い、常に漏れがないかどうかをチェックしておかねばなりません。

 

 

教務秘書の仕事内容

1.教授のスケジュールの管理

大学内部、または外部の大学や研究機関などから教授とのアポを取って欲しいと問い合わせがありますので、教授に確認を取りながら、教授の空いているスケジュールにミーティングなどのアポを入れます。

また大切なミーティング等の予定が入っている場合には、その前日やその日の朝に教授にリマインド(予定について再度、知らせる)を行います。

 

2.教授の出張の手配と精算手続き

教授は国内や海外で行われる学会に出席してプレゼンしたり、他の大学や研究機関の教授とのミーティングや実験を一緒にするために他の大学や研究機関に出張する機会が多くあります。

その出張のための航空券の手配、ホテルの予約、公共交通機関の情報の収集と報告、(場所や用務によっては)レンタカーの手配やタクシーの手配を行います。

もし出張する海外の国に行く際にビザが必要な場合には、その必要書類を作成し手続きを行います。

また教授の出張の詳細などを記載した出張の伺書を作成して、大学に提出して承認を取ります。

そして教授が出張から戻った後にはその出張中に生じた必要経費、日当、手当などの精算する書類を作成し、大学に提出します。

 

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3.教授の研究室の予算の管理と物品の購入処理

教授が持つ研究室の予算は各年度ごとに変わってきますので、その予算をきちんと管理する必要があります。

そのために定期的に教授に予算の状況を報告したり、急な出費が必要になった場合には教授に相談しながら処理をすることになります。

そしてその予算を使って、研究に必要な機器を購入したり、試薬などの消耗品を購入する手続きを行います。

大きな実験機器を購入する場合には入札の手続きを行う場合もあります。

 

4.招へい者の出張の手配と精算手続き

大学や研究室の世界では、お互いの大学や研究室へ行き来して討論や実験を一緒にしたり、相手の大学でセミナーを開催することが多々あります。

ですから受け持ちの教授が他の機関の教授や研究者を招へいする機会も頻繁にあります。

教授の秘書として、その招へい者にコンタクトを取ってその教授が希望されるフライトを手配したり、滞在中のホテルの予約をし、空港からホテルや大学への移動の際のタクシーを手配する必要があります。

また招へい者が外国人で日本に入国するためにはビザが必要な場合にはビザ申請の手続きを行います。

そして滞在中の招へい者のスケジュールも管理し、セミナーを開催される場合にはそのセミナー会場への設定と本人をそのセミナー会場へ案内します。

また滞在中、その招へい者が何か個人的に希望される場合(その土地特有の食べ物や観光地など)にはその希望が叶うようにお世話をします。

また教授と一緒に食事などに行かれる場合にはそのレストランの予約などを行います。

そして無事に出張を終えられた際には出張中にかかった費用を精算したり、日当を支払う処理を行います。

 

5.研究室の職員のサポート

私が働いていた大学では各教授は研究室を持っていましたので、その研究室で働いている研究員や技術員達のサポート業務も行いました。

例えば彼らが学会に出席したり、他の大学へ出張する際の出張の手配と精算を教授と同じように行いました。

また彼らが研究室で行う実験のために必要な試薬や研究機器の発注や支払処理も行いました。 また研究員や技術員が外国人の場合にはそのパーソナルなサポートも行いました。

そして新しい職員が入って来た際には早く研究室の環境に慣れてくれるようにサポートしました。

 

6.論文を科学誌に掲載する手続き

教授もしくは研究室内の研究者たちが書いた論文が科学誌(ネイチャーやサイエンスなど)に認められた場合、その掲載に伴う支払の処理を行う必要があります。

私が担当していた研究室では結構、頻繁に論文の掲載が科学誌にされましたので嬉しかったです。

 

教務秘書の給与面

教授秘書の仕事は時給制の場合が多く、大学から直で雇われている場合はだいたい1時間1000円から1300円くらいが相場でしょうか。

派遣会社経由で大学に派遣される場合もあり、そちらは1時間1500円以上となっている場合が多いです。

どの仕事をいつどのように処理するかは自分で決められるため、期限内にきちんとその仕事さえこなせれば、出勤日の変更や出勤時間なども融通の効く場合が多く、平日に学校行事等がある子供を持つ母親には大変働きやすい仕事だと思います。(教授にもよるとは思いますが)

また、教授と秘書という事で信頼関係が一番大切です。

ウマが合うか合わないか、というのも重要なポイントです。

 

大学教授秘書の仕事をしていて良かったと思うこと

私は大学教授秘書として12年以上、働いたのですが、この仕事をして本当に良かったと思います。

なぜならこの仕事を通して、様々なことを学ぶことが出来たからです。

大学教授秘書は、本当にたくさんの種類の仕事をこなす必要がありますから大変なことも多いのですが、それだけ得るものも多くあります。

まず教授や研究員たちの出張を手配するために航空チケットの様々な種類や手配の仕方について学ぶことが出来ました。

教授や研究員たちの出張先は1か所だけでなく、いくつかの国を廻ったり、同じ国の数か所の地域へ出張することもよくあることだからです。

また他の国から招へい者を呼ぶ際にはビザの申請方法などを調べて手配する必要がありましたので、その点の知識も増えました。

そして色んな国の出身の研究者たちと交流が出来たことは楽しかったですし、色々と学ぶこともありました。

そして英語を使ってのコミュニケーション能力を上げることが出来、英文でのメールのやり取り、英会話での会話に自信を付けることが出来ました。

 

海外の方々との交流が多いと、自然と英語力が身に付けることができますね。

 

また研究室内の予算をきちんと管理する必要がありますので、数字にも強くなります。

そして自分自身は実験などの研究に直接関わるわけではありませんが、秘書としてサポートをした結果、教授や研究員たちが書いた論文が有名な科学誌に認められ、その科学誌に論文が掲載された時には達成感を味わうことも出来ます。

特に私は海外から来た教授の秘書を長年したことによって、日本人とは違う考え方を学ぶことが出来ましたし、仕事のやり方も色々と経験することが出来て良かったです。

日本人の教授の秘書として働いていた時期もありましたが、どちらの教授の下で働いてもやりがいがありましたし、どちらの教授とも信頼関係を築いて働くことが出来ました。

私は大学教授秘書として働く前に、様々な職種の仕事をしてきましたが、大学教授秘書という仕事が一番良い仕事だと思っています。

大変なことも多くて、仕事が重なった時にはストレスを感じることもありますが、それだけやりがいがありますし、自分自身を成長させることが出来ます。

しかも私が働いていた大学の待遇はとても恵まれていましたので、割と良いお給料を貰えて、有給休暇もしっかり取ることが出来て満足でした。
出来ればずっとこの仕事を続けていきたいと思っていました。

残念ながら、家族の事情で遠く離れた場所に引っ越しすることになってしまったため退職してしまいましたが、退職後も元の上司(教授)や研究員たちとはメールなどで交流し続けています。

あの大学で大学教授秘書として働くことが出来たことに誇りを感じています。

私の経験から大学教授秘書と言う仕事は本当に良い職業だと思います。

 

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