みんなの職業体験談

秘書検定２級

秘書検定２級は、インターネットから受験申込をすることができます。
受付が完了したら、全国各地で開催される会場で筆記試験を受験し、見事合格点数に達したら取得完了です。

秘書検定２級は、一般的な常識を身に着けていれば取得することは決して難しくはありません。
実際に、２級の合格率は毎年６０％前後と高い合格率です。

秘書検定２級試験内容

秘書検定２級は、筆記試験のみなので実技試験はありません。
５つの分野に分かれた問題が出題されます。

１．必要とされる資質

秘書は、上司の世話や仕事のサポートをするのが仕事です。
それらをどのようにして実行するか、どのように判断するかが秘書の資質として問われます。
来客の際どのように取り次ぐか、どうすれば上司がスムーズに仕事をできるかなどを自分で考えて対応していく力が問われます。

２．職務知識

上司が留守の間どのように過ごすか、どのようにして上司をサポートするかなどの、秘書の仕事のやり方について問われます。

３．一般知識

秘書は上司のサポートをする立場なので、もちろんビジネス用語や上司の周りの人たちが話す言葉を理解できる必要があります。
社会常識を知っているか、経済用語を知っているかなどが問われます。

４．マナー・接遇

ビジネスの場ではマナーがとても重要になってきます。
上下関係のある場では、このビジネスマナーをきちんと身に着けておかないと秘書としての役割が果たせているとはいえません。
目上の人に対する接し方、適切な言葉遣い、来客の際の手順、冠婚葬祭時の常識などについても問われます。

５．技能

ビジネスの場において使う書類、ファイアリング、会議などについての知識や用語について問われます。

秘書検定2級の資格を取得することで身につくこと

秘書技能検定2級を取得することで得られるメリットは、 下記に記載した項目などがあります。

＜秘書検定取得のメリット＞

1.社会人としての基本的なマナーが身につくこと
2.自信を持って人と接したり、会話ができるようになること
3.時と場に応じた適切な言葉の選び方や使い方が身につくこと
4.冠婚葬祭などの際に、基本的なマナーを学ぶことができる
5.就職活動や面接の際に役に立つ知識が学べること
6.第一印象で好感度を与え、丁寧な受け答えができるようになる

これらはあくまで一部ですが、とくに、事務職の仕事に勤める際、会社で上司や目上の方の接待をする際、また職業として秘書になりたいという方におススメの資格です。

私が秘書技能検定2級を取得したのは大学4年生の時でした。
資格を取得してよかったと実感したのは、社会人になったときです。

大学を卒業し、新卒で入社し、右も左も分からなかったときに役に立ったのが秘書技能検定で勉強した知識でした。

秘書技能検定2級は、基本的なビジネスマナーが身につく資格ですが、基本的なビジネスマナーと言っても、ビジネスの場でしか使えないスキルや知識かといわれるとそうではなく、日常生活の中でも役に立つ知識が豊富に詰まっています。

例えば、「マナー・接遇」などの項目では、あいさつやお辞儀の仕方、丁寧な言葉遣いなど基本的な正しいマナー敬語はどういったものなのか、などの一般的なビジネスマナーを学びます。

また、冠婚葬祭の際に使うべき封筒やお金の入れ方、名前の書き方や記載場所など、人生で一度は経験するけれど、いざとなると誰にも教わったことがなくわからないマナーなども勉強します。

資格を取得後に、すべての知識が頭に入っていなかったとしても、「こういう時は、確か何かやり方があったはず」と思い出して調べることで、相手に失礼のないように、一般常識として恥をかかないようにする知識が持てます。

また、会議で目上の方がどこに座るべきか、接待の際にどう案内すれば良いか、タクシーや車に上司と一緒に乗った時の席次についても学びます。

また、基本的なパソコンを使ったビジネス文書の作成や、グラフの作成、ファイリング方法・管理などについて、事務全般の幅広い視点と技能も学びます。

目上の方に手紙を書く際に「季語」などを適切に使って、より丁寧で印象の良い文章にするための知識も学びます。
これらは、誰かに教えてもらうほどのことでもないけれど、できていれば一目置かれる、信頼してもらえるなど、習得すれば人として認めてもらえるような細かい知識や技術を得ることができます。

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秘書検定2級の資格が活かせる仕事は？

秘書技能検定2級は事務職（一般事務や営業事務）や営業職、接客業などで活かせる資格です。

また、派遣社員として登録する際にも立つ資格だと思います。

派遣社員は、特定の企業で同じルーティンワークをするのではなく、その都度与えられた場所で短期間～中期間に及んで業務をするうえで、秘書技能検定で学んだ知識が活かせる場面が多いです。

事務職であれば、秘書技能検定3級などでも十分に生かせることが多いですが、「受付」などの業務となると、電話応対やより細かく丁寧な対応、言葉遣いなども身に付ける必要があるので、2級まで取得することが望ましく、「秘書」として働くのであれば、2級取得の後に、1級まで取得することがおススメだと思います。

基本的に女性の資格取得者が多いイメージですが、今は男性も取得す人が増え始めているそうです。

秘書技能検定は2級は、人柄を磨く上でとても有利で、必要な資格なので、上記のような職種に関わらず、言葉遣いや丁寧な話し方、その場に応じた立ち振る舞いなど、特にお客様と接したり関わる仕事に就く場合には活かせると思います。

前述したように、仕事だけではなく面接でも第一印象や人柄を評価してもらうためにも、持っていて損はないです。

秘書技能検定で身につく知識や技術は、大手企業などの新人研修がしっかりしている組織であれば、その新人研修の中でも学ぶことが多いかと思いますが、一歩先に知識を身に付けておくことで、そういった研修もスムーズに頭に入っていくと思います。

「課長の○○様はいらっしゃいますでしょうか？」「課長の○○は、ただいま席を外しております。」など、電話応対として正しい言い回しや伝えた方、言葉の選び方は学生においても、社会人においても、必要不可欠で正しい敬語や話し方で、印象は上がるし逆にできていないとその人への印象だけでなく、その会社への印象や信頼も下がってしまうこともあります。

また、ビジネス文書におけるお礼状、案内状、報告書などは様々の種類がありますが、基本的な「型」は決まっているため、この基本を身につければ、いざ求められたときに文書を作成することができます。

そして目上の方と食事に行った際の、上座や下座といった席次のマナー、敬語の使い分けなどのビジネスマナーはもちろんのこと、上司と周りの方々に気を配ることが出来る人はどこに行っても重宝されます。

こういったことが身につく資格が秘書技能検定のメリットです。

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