【秘書の仕事内容】大学病院教授秘書の大変なこと

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あまり知ることのない大学病院の教授秘書の仕事。

大まかに言えば秘書業務ですが、病院の教授ということで学歴も地位も高い教授相手にスケジュールの管理や書類整理など、要領良く、臨機応変に対応しなくてはいけません。

大学病院での秘書の業務はどのようなものなのか、ご紹介していきます。

大学病院教授秘書の仕事をしようと思ったきっかけ

義理父が大学勤務医でしたので、少なからず医者の家系に属していることが採用面接の際に有利に働くかと思い希望しました。

義理父との共通点ができれば会話も弾むのではないかという期待もありました。

単純に「秘書」という言葉に魅力を感じた部分もあります。

求人はネット検索で見つけ派遣会社経由で応募しました。

面接でのこと

面接は医局長というポジションの医師が担当します。

義理父が大学勤務医であることを「お医者さんの苦労を身近で感じる」と伝えたところ深堀で色々質問されました。

大学はどこか、医局・専攻等や、OBのことなどです。

私の場合、義理父とは診療科が全く別だったので近からず遠からずの程よい距離感だったと思います。

結果身内が医療系でなくとも採用されていたのかもしれませんが、身内に関係者がいるのであれば事前に伝えておいたほうが後々の為に良いと思います。

言ったことが吉と出るか凶と出るか…。

PCスキルの高さは求められていません。

どちらかというとバリバリ働きたいですというような雰囲気は無いほうが印象が良いようです。

仕事内容は書類作成・郵便物の仕分け・アポイントやスケジュールの調整・その他掃除やお昼の手配お使いなどの雑務との説明で相違ありませんでした。

また採用された医局の教授が医師と秘書との恋愛にかなり難色を示すタイプの方でしたのでそのことも面接の際にちらっと話にだされました。

私の場合すでに既婚でしたので、その点安心して採用できるポイントだったのかもしれません。

他の医局も既婚者は多かったように感じますが、採用基準は医局によって異なり結局のところ教授の意向好みに付随するようです。

大学病院教授秘書の仕事内容・大変だったこと

医療の現場では医師でも看護師でも技師でも資格職の為、何も資格を持っていない秘書は立場がとても弱いです。

また社会的地位が高い医師の傍で働くことに常に緊張をしていました。

学歴サバイバルを勝ち抜いてきた方々なのでとてもプライドが高いです。

秘書などは常に見下され挨拶をしても返してくれないことも珍しくはないです。

感情にフタをして気にせずに淡々とこなしていましたが、今から考えると良く耐えていたなぁと思えます。

病院の雰囲気に飲み込まれないように

また、大変ってほどでもないですが大学にしても病院にしても事務方は雰囲気は暗く基本的に冷たいです。

大学は役所の雰囲気に似ていて、病院は忙しさからか大抵殺気立っており、医師と事務との間でうまく角を立てずに調整することに神経を使っていました。

また、医局内に複数秘書がいる場合は他の秘書の方とうまくやっていけるかがとても重要です。

教授との相性よりもこちらのほうが重要だと思います。

複数いても2～3人と少人数なので、仕事分担や秘書をうまくまとめてくれるリーダー秘書が存在していて、ここがうまくいくようであればそれなりに居心地よい職場になっていくと思いますが、うまく回っていなければ最悪です。

耐えるか、辞めるか・・・。

秘書間の関係がうまくいかずに退職するパターンは多かったです。こればかりは運ですね。

大学教授秘書の仕事内容

１．教授のスケジュールの管理

大学内部、または外部の大学や研究機関などから教授とのアポを取って欲しいと問い合わせがありますので、教授に確認を取りながら、教授の空いているスケジュールにミーティングなどのアポを入れます。

また大切なミーティング等の予定が入っている場合には、その前日やその日の朝に教授にリマインド（予定について再度、知らせる）を行います。

２．教授の出張の手配と精算手続き

教授は国内や海外で行われる学会に出席してプレゼンしたり、他の大学や研究機関の教授とのミーティングや実験を一緒にするために他の大学や研究機関に出張する機会が多くあります。

その出張のための航空券の手配、ホテルの予約、公共交通機関の情報の収集と報告、（場所や用務によっては）レンタカーの手配やタクシーの手配を行います。

もし出張する海外の国に行く際にビザが必要な場合には、その必要書類を作成し手続きを行います。

また教授の出張の詳細などを記載した出張の伺書を作成して、大学に提出して承認を取ります。

そして教授が出張から戻った後にはその出張中に生じた必要経費、日当、手当などの精算する書類を作成し、大学に提出します。

３．教授の研究室の予算の管理と物品の購入処理

教授が持つ研究室の予算は各年度ごとに変わってきますので、その予算をきちんと管理する必要があります。

そのために定期的に教授に予算の状況を報告したり、急な出費が必要になった場合には教授に相談しながら処理をすることになります。

そしてその予算を使って、研究に必要な機器を購入したり、試薬などの消耗品を購入する手続きを行います。

大きな実験機器を購入する場合には入札の手続きを行う場合もあります。

４．招へい者の出張の手配と精算手続き

大学や研究室の世界では、お互いの大学や研究室へ行き来して討論や実験を一緒にしたり、相手の大学でセミナーを開催することが多々あります。

ですから受け持ちの教授が他の機関の教授や研究者を招へいする機会も頻繁にあります。

教授の秘書として、その招へい者にコンタクトを取ってその教授が希望されるフライトを手配したり、滞在中のホテルの予約をし、空港からホテルや大学への移動の際のタクシーを手配する必要があります。

また招へい者が外国人で日本に入国するためにはビザが必要な場合にはビザ申請の手続きを行います。

そして滞在中の招へい者のスケジュールも管理し、セミナーを開催される場合にはそのセミナー会場への設定と本人をそのセミナー会場へ案内します。

滞在中、その招へい者が何か個人的に希望される場合（その土地特有の食べ物や観光地など）にはその希望が叶うようにお世話をします。

また教授と一緒に食事などに行かれる場合にはそのレストランの予約などを行います。

そして無事に出張を終えられた際には出張中にかかった費用を精算したり、日当を支払う処理を行います。

５．研究室の職員のサポート

私が働いていた大学では各教授は研究室を持っていましたので、その研究室で働いている研究員や技術員達のサポート業務も行いました。

例えば彼らが学会に出席したり、他の大学へ出張する際の出張の手配と精算を教授と同じように行いました。

また彼らが研究室で行う実験のために必要な試薬や研究機器の発注や支払処理も行い、研究員や技術員が外国人の場合にはそのパーソナルなサポートも行います。

そして新しい職員が入って来た際には早く研究室の環境に慣れてくれるようにサポートもします。

６．論文を科学誌に掲載する手続き

教授もしくは研究室内の研究者たちが書いた論文が科学誌（ネイチャーやサイエンスなど）に認められた場合、その掲載に伴う支払の処理を行う必要があります。

私が担当していた研究室では結構、頻繁に論文の掲載が科学誌にされましたので嬉しかったです。

必要なスキルは？

スキル面で難しいことはほとんどありませんが、しいて言うならば、研究費の書類です。

研究費の種類も色々ありますが国から支給されているお金もありますので、そのお金の処理の仕方は決まりが細かく難しいです。

教授だと研究費を持っている場合が多いので任されることもあります。責任重大です。

また医者はPCは100％Macです。
一方で事務はWindowsを使うことが多かったです。Macが使えるようであれば役立つかもしれません。

大学教授秘書の仕事をして良かったこと、身についたこと

働いていた7年間の間に2回の産休を取得させてもらえました。

日々命の現場にいる為か出産子育てのことに本当に理解があったように思います。

こちらからの急なお休み要望にも対応していただき本当にありがたかったです。

派遣でも産休が取れてなおかつ復帰までさせてもらえたので恵まれていた職場だったと思います。

理解ある勤務先だと安心して仕事ができますね。

その他にも良かったことは、普段の生活で病院にかかる時の医者に、あたりの先生とはずれの先生が直感的になんとなくわかるようになります。子供のかかりつけ医を見つけるときに役に立ちました。笑

教授秘書の給料面・休日面

給料は時給制で1400円スタートの最終的に1700円でした。

時給に関しては各医局の財政状況によるので1000円～1800円くらいと幅が広いです。

私の場合派遣会社を通していたので高めの設定でした。

土曜日は病院が診療をしているので出勤になる医局もあるようです。

年に何回かは学会準備や医局会・忘年会などで休日出勤することもあります。

教授秘書として働く上で大切なこと

必要な資格は特にありません。

教授によっては海外とのやり取りがあり英語が使えたほうがいい場合もあるようです。

資格よりも社会的地位が高い医者に委縮せずにいられるメンタルが必要です。

また教授室と秘書室が分かれていないので部屋に教授と2人の状況です。

教授と相性が合わなかったり、その空間に息が詰まるようであれば厳しいと思います。

また教授室という個室が密談に使われることが多いので、同じ部屋にいると話の内容を聞いてしまうので「見ざる、言わざる、聞かざる」の姿勢と、場合によっては空気を読んで離席するような機転も重要です。立場をわきまえるということですね。

教授の性格や癖などをわかっておくことも大事

また、「ああ、お金持ちのお坊ちゃまお嬢様なんだな」と思うことは多々ありました。

特に若い先生に多かったですが財布をその辺にぽんと置いた状態で平気で席を離れたり、現金をそのまま机に置いていたり、給料明細をシュレッダーではなくそのままごみ箱に捨てる人がいたりと感覚がズレているなと思うことが多々ありました。

滞納している税金の督促状の支払いを頼まれたことがあり大金の札束と振込用紙を預かったことがあります。笑

また製薬会社さんが勉強会を定期的に開くのですが、お弁当や軽食が提供されます。

かなり高級なお弁当を用意してくれることが多かったです。

今はだいぶ経費が厳しいということうを製薬会社の方が言っていましたが、それでも毎回高級ですごいなあと思っていました。

立場の違いでびっくりすることも多々

大学の勤務医は給料薄給らしいですが、それでも若い先生方はお金遣いが派手な印象でした。

私が勤務していた大学は私学だったので、医者の親も医者のことが多いので実家が開業医で裕福なの家庭が多かったのかもしれません。

若手の医師はとにかく派手でした。

やはり大学の勤務医といえでも普通のサラリーマンの何倍も稼いでいますので、独身であれば派手に使ってしまうのだろうなと思っていました。

仕事をきちんとこなすことが最優先です

結論、今の時代の教授秘書はドラマのようなホステスキャラではなく、自己主張せずに淡々と教授に尽くす黒子のような存在です。

昔は医者の娘の嫁入り前の腰掛小遣い稼ぎというようなポジションであったようですが、さすがに今はそのような採用はしていないところが多いようです。

時代の流れによって変化していきますね。

しかしながら今でも医師との結婚をして見事に寿退社する秘書もいます。

私が働いている間の7年間でも2人程いました。

その2人の特徴としては共通するのは服装やメイクはいつも完璧でとても可愛らしい女性でした。

一部に医師との結婚を目指している秘書もいますが、ほとんど大半の秘書の方は既婚者が多く医師や医局の為に雑務を日々真面目にこなしています。

どのような教授や医局に就くかによってかなり仕事内容に差はありますが、今は若くて40代で教授になる方もいらっしゃいますので志が高い教授に運よく採用され信頼関係を構築し、重要な仕事も任せてもらえるようになれば学ぶものが多く、やりがいも感じられる仕事なのかもしれません。